Notulen Rapat Kerja Parsadaan Hariandja Dohot Boruna se-Indonesia (PHBI)

NOTULEN RAPAT KERJA PARSADAAN HARIANDJA DOHOT BORUNA SE-INDONESIA (PHBI)

Sentul, 07-09 Maret 2019

I. PELAKSANAAN:

Hari, Tanggal: Kamis-Sabtu, 07-09 Maret 2019

Tempat: Sentul, Bogor

Peserta Rapat: Pengurus, Penasehat, Perwakilan dari daerah. (Daftar Peserta Rapat terlampir).

Pimpinan Rapat: Ketua Umum (Ir. Andreas Hariandja, M.Eng)

II. AGENDA RAPAT:

1. PEMBUKAAN

2. TATA TERTIB RAPAT

3. PENGURUSAN LEGALITAS PHBI KE KEMENKUMHAM

4. STRUKTUR ORGANISASI

5. HASIL DISKUSI TERKAIT USULAN-USULAN PESERTA DAERAH

6. SUPPORT SYSTEM PHBI

7. SISTEM PENGUMPULAN DANA PHBI

III. HASIL RAPAT:

1. PEMBUKAAN

Topik-topik bahasan Rapat kerja PHBI selama tiga hari ini, yaitu:

a. Mengevaluasi struktur organisasi PHBI dan melengkapi kepengurusan PHBI yang sudah dipilih pada saat Mubes PHBI di Sarulla, Pahae bulan Juli 2018.

b. Hubungan struktur Pusat dengan Punguan di daerah, dimana Pengurus Punguan marga Hariandja di daerah menjadi perpanjangan tangan dari PHBI dengan daerah

c. Pembahasan dan penyempurnaan AD/ART PHBI yang selanjutnya akan dibuat legalitasnya dengan mendaftarkan PHBI ke Kemenkumham dan Bidang Kesra Pemda DKI.

d. Pendataan keanggotaan PHBI seluruh Indonesia bahkan seluruh dunia termasuk membangun media sosial bagi marga Hariandja untuk memudahkan komunikasi dan informasi

e. Persiapan Partangiangan PHBI yang akan dilaksanakan pada tahun 2023 di Onan Runggu, Samosir

f. Membahas sumber dana Parsadaan. Dana yang diterima dari Pengurus PHBI periode sebelumnya sebesar Rp. 80 juta tunai dan piutang Rp.10,5 jt, sehingga total Rp. 90,5 jt. Biaya rapat ini dibebankan pada sumbangan dari anggota2 yang sudah terkumpul sebesar Rp. 414,8 jt diluar dari Rp. 80 jt yang diterima dari Pengurus PHBI periode sebelumnya. Dana PHBI akan diusahakan ditambah lagi termasuk dari usaha2 yang dapat menghasilkan dana. Perlu dibentuk Dewan Pengawas untuk mengawasi penggunaan dana PHBI.

g. Perlu diingat, apabila ada pihak yang mau menggunakan nama PHBI, maka harus dilakukan verifikasi oleh Tim Verifikasi terlebih dahulu.

2. TATA TERTIB RAPAT

a. Untuk memulai Rapat agar dibuat Tata Tertib Rapat dan memilih Pimpinan Sidang dan Sekretaris, yaitu :

– Pimpinan Sidang : Refer Hariandja, SH, MH,

– Sekretaris : Deonatus Hariandja, SE, MBA.

b. Bahwa sesuai amanat Mubes di Sarulla, Pahae pada bulan Juli 2018, Pengurus Terpilih diamanatkan untuk meningkatkan status PHBI menjadi berbadan hukum.

c. Agar PHBI dapat didaftarkan ke Kemenkumham menjadi berbadan hukum, dan sesuai dengan aturan yang berlaku, diperlukan penyesuaian Anggaran Dasar PHBI agar dapat diterima menjadi berbadan hukum.

d. Sesuai ketentuan Anggaran Dasar PHBI, bahwa perubahan Anggaran Dasar PHBI hanya dapat dilakukan pada Musyawarah Besar PHBI, maka pada saat rapat ini diusulkan ditingkatkan menjadi Musyawarah Besar.

e. Sesuai dengan Absensi Peserta Rapat bahwa Peserta Rapat memenuhi ketentuan dan syarat-syarat Musyawarah Besar yang quorun dan sah, maka disepakati bahwa Rapat ini sekaligus menjadi Rapat Kerja Nasional yang kewenangannya sama dengan Musyawarah Besar, sehingga dengan demikian dapat melakukan perubahan Anggaran Dasar PHBI.

3. PENGURUSAN LEGALITAS PHBI KE KEMENKUMHAM

a. PEMBAHASAN ANGGARAN DASAR

1) Pasal 3: Kedudukan

Agar bisa menjadi lembaga dengan legalitas formal, maka domisili harus tetap. Demikian juga kalau ada asset PHBI, unit Usaha, maka untuk efisiensi perlu ditetapkan domisili yang tetap. Ketentuan pemerintah, tempat tinggal (rumah) tidak dapat lagi digunakan sebagai alamat kantor/usaha, beberapa daerah sudah memberlakukannya termasuk di DKI Jakarta.

2) PHBI belum menentukan sekretariat dimana, namun untuk sekretariat PHBI harus permanen dan PHBI nantinya akan memiliki asset dan untuk melanjutkan tujuan PHBI ini ke depan maka perlu dibuat domisili yang pasti dan tetap.

3) Kantor cabang tidak masalah ada dimana-mana sesuai dengan punguan Marga Hariandja di daerah

4) Berdasarkan mufakat maka kedudukan sekretariat harus di tempat yang tetap dengan cabang di daerah

5) Dengan pertimbangan tersebut, maka peserta rapat sepakat bahwa kedudukan PHBI adalah di Jakarta.

6) Pasal 4: Kedaulatan

Diubah menjadi Kedaulatan Parsadaan ada pada anggota yang dilaksanakan melalui Musyawarah Besar dengan sistem perwakilan

7) Disepakati bahwa bere dan ibebere tidak masuk dalam lingkup PHBI (dalam parsadaan) sehingga kata bere dan ibebere dihilangkan

8) Pasal 12: Pengurus

Huruf b, 3: dihapus, karena tidak relevan, misalnya periodenisasi kepengurusan di daerah tidak selalu sama dengan Pusat (berdasarkan Mubes)

9) Pasal 17: Kewajiban Anggota

Ayat (1): butir III, IV: dihapus, karena tidak relevan

10) Pasal 17, ayat (2): “yang telah disampaikan” dihapus

11) Pasal 18: Rapat Pengurus

ayat (1): diperbaiki menjadi: Rapat Pengurus menentukan dan melaksanakan garis-garis besar program kerja, anggaran penerimaan dan pengeluaran organisasi, kegiatan-kegiatan yang melibatkan semua anggota dan hal-hal lain yang dirasakan perlu oleh pengurus pada periode berjalan.

12) Pasal 18 ayat 2: jika rapat tidak quorum maka ditambahkan 1 (satu) ayat untuk mengatasinya

13) Pasal 19: Hubungan Organisasi

ayat 1: di seluruh Indonesia diubah menjadi di seluruh wilayah Indonesia

14) Pasal 20 ayat (1), c: diubah menjadi: Menetapkan program kerja

15) Pasal 20 ayat (4): dihapus

16) Pasal 24: Keuangan

ayat (4): Pengawas mengaudit keadaan keuangan konsolidasi PHBI 1 (satu) kali dalam setahun

17) Pasal 29 ayat (1): Diubah menjadi: Anggaran Dasar ini sah dan mulai berlaku bagi organisasi Parsadaan Hariandja Dohot Boruna se Indonesia (PHBI) sejak disahkan pada hari Jumat, 8 Maret 2019 di Desa Cikeas, Kecamatan Sukaraja, Kabupaten Bogor

18) Selanjutnya, hasil pembahasan Anggaran Dasar ini akan difinalisasi oleh Ketua Sidang dan Sekretaris Sidang

b. PEMBAHASAN ANGGARAN RUMAH TANGGA

1) Pasal 3, butir b: falsafah Dalihan Na Tolu: diubah menjadi Manat mardongan tubu, elek marboru, somba marhula-hula

2) Pasal 8, butir I, ii: ditambah: “termasuk didalam maupun diluar pengadilan”

3) Pasal 8, butir V, i: ditambah: “atas persetujuan Ketua Umum”

4) Pasal 9, ayat (2): ditambah: “termasuk untuk memenuhi kuorum”

5) Penutup: Tempat dan Waktu Pengesahan:

Tempat; Desa Cikeas, Kecamatan Sukaraja, Kabupaten Bogor

Waktu: Jumat, 8 Maret 2019

4. STRUKTUR ORGANISASI

a. Pada Rapat Kerja Nasional PHBI ini, telah dilakukan pembahasan untuk melengkapi kepengurusan PHBI yang sudah dipilih pada saat Mubes PHBI di Sarulla, Pahae bulan Juli 2018.

b. Susunan Pengurus yang sudah disusun dan disepakati selanjutnya akan dibuatkan Surat Keputusan Ketua Umum, dan setiap pengurus akan dikirimkan tembusan.

5. HASIL DISKUSI TERKAIT USULAN-USULAN PESERTA DAERAH

a. Tugu dan lahan sekitar Tugu merupakan aset PHBI. Ada rencana penambahan asset berupa pembelian lahan sekitar tugu. Kalau ada yg jual tanah sekitar 20 x 20 m, bisa dijajaki untuk dibeli dan dibangun rumah persinggahan

b. Renovasi Tugu: sudah dilakukan oleh PHDB, saat ini sudah tahap finishing. Setelah renovasi selesai, akan ditempatkan kotak amal bagi yg berkunjung untuk biaya perawatan/kebersihan tugu dan sekitarnya. Perlu dibuat SK Kuncen

c. Tarombo: master tarombo supaya diberikan kepada Bidang Adat, Budaya dan Tarombo PHBI. Diusulkan agar di dalam tarombo dimasukkan terkait sejarah pembentukan tarombo, sejarah pesta partangiangan Hariandja, sejarah pendirian Tugu. Harus ada kaderisasi dalam penanganan tarombo. Diusulkan diberikan penghargaan kepada pengelola tarombo selama ini yang sudah memberikan upaya-upaya penyempurnaan, yaitu Drs. Dohot Hariandja

d. PHBI baru saja menerima surat undangan dari Toga Samosir tentang Pesta Emas Toga Samosir, Boru Dohot Bere, yg direncanakan dilaksanakan pada bulan September 2019, meminta PHBI berperan aktif pada acara tersebut. Menurut pendapat Ketua Umum, PHBI setuju kalau marga Hariandja mengikutinya dan marga Hariandja bisa masuk dalam susunan Panitia Pesta Emas, untuk itu PHBI akan memberikan nama-nama yang akan dimasukkan dalam kepanitiaan. PHBI wajib memberikan tumpak untuk pesta tersebut dan disepakati sebesar Rp. 20 jt. Ketua Umum menugaskan Ir. Marlas Hariandja untuk berkoordinasi dengan Parsadaan Toga Samosir terkait kepanitiaan.

e. Parsiapan Panitia Partangiangan PHBI tahun 2023, perlu Pengurus membicarakan hal ini di Bona Pasogit. Perlu dipertimbangkan tempat penginapan yang cukup untuk para tamu yang berasal dari luar daerah.

f. Pembuatan database anggota PHBI. Ketua2 atau Perwakilan Punguan daerah diminta untuk mempersiapkan data2 anggota di daerahnya masing-masing untuk pembuatan database

g. Bila memungkinkan akan dibuat pelatihan raja parhata dan protokol dimana pengajar atau instruktur difasilitasi oleh PHBI. Bidang adat berencana mengadakan pertemuan secara regional melibatkan wilayah2 terdekat. Di buku tarombo sudah ada hasil seminar terkait paradaton bisa menjadi materi untuk menambah pengetahuan raja parhata

h. Surabaya bersedia menjadi koordinator atau perpanjangan tangan di wilayah Surabaya dan ke wilayah Balikpapan, Banjarmasin, Bali

i. Diusulkan rapat tahunan dilaksanakan di daerah secara bergilir

j. PHBI perlu disosialisasikan ke daerah-daerah, untuk sosialisasi di Pekanbaru diharapkan dapat dilakukan pada saat Pesta Bona Taon Hariandja Pekanbaru, Sabtu tgl 30 Maret 2019

6. SUPPORT SYSTEM PARSADAAN HARIANDJA DOHOT BORUNA SE INDONESIA (PHBI)

a. Membuat website Hariandja sebagai pusat informasi (tarombo, database anggota, AD/ART, adat istiadat, kegiatan seluruh punguan, sharing knowledge, informasi lowongan pekerjaan, travel milik marga Hariandja yg bisa dimanfaatkan seluruh anggota, dll)

b. Iuran dan Simpanan: iuran dan simpanan platform, setiap anggota menyimpan sebagai simpanan yg dapat berkembang dan dapat dimonitor secara transparan

c. Sistem electronic payment, misalnya pembayaran listrik, PAM, pembelian pulsa, tiket perjalanan, dll sehingga menghasilkan keuntungan buat PHBI, menggunakan website atau aplikasi pada handphone (HP)

d. Karena sudah diputuskan PHBI akan menggunakan aplikasi sistem electronic payment, maka semua anggota diminta untuk menggunakannya untuk setiap pembayaran sesuai yang ada dalam aplikasi

7. SISTEM PENGUMPULAN DANA PHBI

a. Pengumpulan dana PHBI, dilakukan sesuai Anggaran Rumah Tangga.

b. Pengumpulan iuran bulanan dari setiap anggota PHBI di setiap wilayah seluruh Indonesia tidak dilakukan

c. Pengumpulan dana berupa tok-tok ripe hanya dilakukan pada saat ada kegiatan nasional seperti partangiangan

d. Sebelum Rapat Kerja Nasional, secara spontanitas Ketua Umum PHBI telah melakukan penggalangan dana untuk PHBI berupa dana tidak mengikat dari beberapa marga Hariandja dan boru, serta pihak-pihak diluar PHBI, dan hingga pelaksanaan Rapat Kerja Nasional telah terkumpul dana tunai dan komitmen sebesar Rp. 414.800.000,- (empat ratus empat belas juta delapan ratus ribu rupiah).

e. Biaya pelaksanaan Rapat Kerja Nasional sebesar Rp. 39.817.500,- sehingga saldo saat ini sebesar Rp. 374.982.500 (tiga ratus tujuh puluh empat juta sembilan ratus delapan puluh dua ribu lima ratus rupiah), diluar Rp. 80 jt yang diterima dari Pengurus PHBI sebelumnya.

8. PENUTUP

a. Rapat Kerja Naional PHBI ini ditutup pada tanggal 8 Maret 2019 pukul 22.00 WIB, dilanjutkan dengan hiburan malam oleh Band Hariandja dan RJSI

b. Seluruh peserta rapat meninggalkan tempat rapat pada hari Sabtu, tanggal 9 Maret 2019 setelah sarapan pagi.

Sentul, 7-9 Maret 2019

Mengetahui